Corporate Administration Hub.

Beteiligungsmanagement mit juristischer Gewissheit - Die richtige Strategie für Unternehmen.

Wir bieten eine innovative Lösung für rechtssicheres Beteiligungsmanagement in mittelständischen Konzernen. Unser Ansatz ist standardisiert, zentralisiert und kann auf Wunsch auch digitalisiert werden. Dabei decken wir alle Bedürfnisse europaweit ab und kommunizieren stets in deutscher Sprache.

Beteiligungsmanagement - Zu wichtig, um es selbst zu machen.

Die Durchführung bedeutender gesellschaftsrechtlicher Vorgänge in mittelständischen Konzernen, wie Hauptversammlungen, Wechsel in der Geschäftsleitung oder im Aufsichtsrat, Satzungsänderungen oder wichtige Vertragsgestaltungen, ist komplex und erfordert sowohl inhaltliche als auch formale Präzision, um rechtssicher zu handeln und die Interessen des Konzerns zu wahren. Obwohl viele dieser Vorgänge sich wiederholen, verursachen sie in vielen Unternehmen jedes Mal erheblichen personellen und finanziellen Aufwand. Als international tätige Wirtschaftskanzlei, das den Mittelstand unterstützt, bietet DIRO LEGAL eine europaweit standardisierte Lösung, um diese Herausforderungen zu bewältigen.

Schwächen von In-House-Lösungen.

• Hoher koordinativer und zeitlicher Aufwand
• Formale Uneinheitlichkeit der Unterlagen
• Inhaltliche Heterogenität
• Zusätzlicher Klärungs- und Aufbereitungsbedarf

Einige Unternehmen übergeben die Arbeit an Steuerberatungen oder Kanzleien in den jeweiligen Ländern, was je nach Größe des Konzerns einen erheblichen koordinativen Aufwand bedeutet. Neben den nicht immer vorhersehbaren Kosten besteht ein grundlegender Nachteil darin, dass die Vorbereitung auf Streitsituationen, wie sie beispielsweise bei Wechseln in der Geschäftsführung oder bei Hauptversammlungen auftreten können, Kompetenzen erfordert, die außerhalb des Leistungsbereichs von Steuerberatern liegen und möglicherweise nicht von jeder Kanzlei abgedeckt werden.

Weitere Alternativen sind große internationale Steuerberatungsgesellschaften, die jedoch mit einem bestimmten Kostenlevel und möglicherweise nicht originärer Kompetenz in der Begleitung von Streitfällen verbunden sind. Die Wahl einer Softwarelösung kommt aufgrund ihrer hohen Kosten nur selten in Betracht.

Schwächen von externen Lösungen.

• Koordinativer Aufwand mit Steuerberatungen und Kanzleien
• Eingeschränkte juristische Kompetenz bei Streitfällen
• Schwer überschaubare Kosten
• Softwarelösungen mit hohem Investitionsbedarf

Mit dem Corporate Administration Hub bietet DIRO LEGAL eine zentralisierte und standardisierte Lösung zur effizienten Bearbeitung und Durchführung wiederkehrender Vorgänge in der Konzernverwaltung. Abgestimmt auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen beinhaltet die Lösung Leistungspakete zu Pauschalpreisen sowie zusätzliche bei Bedarf hinzubuchbare Leistungen.

Ein Anwalt der DIRO LEGAL fungiert dabei als Schnittstelle und koordinierender Ansprechpartner. Er stellt eine persönliche Beratung zu jedem gewünschten Vorgang sicher. Je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens besteht darüber hinaus die Möglichkeit, über eine digitale Corporate Akte einen jederzeitigen direkten Zugriff auf alle gewünschten Informationen zu erhalten.

• Hauptversammlungen: Vorbereitung, Assistenz, Dokumentation, Veröffentlichungen (entsprechendes, wenn statt Hauptversammlungen Gesellschafterbeschlüsse ausreichen)
• Geschäftsleitung und Kontrollorgane: Ernennung, Abberufung, falls erforderlich Wahlen, Dokumentation, Veröffentlichungen
• Satzungsveränderungen: Kapitalerhöhungen oder -reduzierungen, Veränderungen der Gesellschaftsform, Verlegung des Gesellschaftssitzes etc.
• Weitere Vorgänge: Begleitung bei Veräußerungen, Bildung neuer Niederlassungen, Verträge zwischen Gesellschaftern etc.

Wir streben an, unsere Leistungen so weit wie möglich zu Pauschalpreisen anzubieten. Dies gilt insbesondere für alle klassischen und standardisierbaren Vorgänge sowie für Aufträge mittlerer Komplexität. Falls es sich um Angelegenheiten handelt, die darüber hinausgehen, können diese im Rahmen des Corporate Administration Hub einzeln hinzugebucht werden.

• Basics: Eckdaten wie Gesellschaftsform, Stammkapital, Geschäftsjahr, Besonderheiten Satzung
• Dokumentation zur Geschäftsleitung: Ernennung und ggf. Verträge Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsratsmitglieder und andere Gremienmitglieder
• Dokumentation der Hauptversammlungen oder Gesellschafterbeschlüsse: Protokolle der Hauptversammlungen / Gesellschafterbeschlüsse
• Agenda: Nennung / Timing der nächsten erforderlichen Maßnahmen für einen zu definierenden Zeitraum (z.B. Zeitpunkt der nächsten Hauptversammlung /erforderlichen Wiederwahl von Aufsichtsratsmitgliedern / erforderlichen Neuverhandlung von Vorstandsverträgen)
• Anlagen: Satzung, Bilanzen, Verträge mit gesellschaftsrechtlicher Relevanz

LEXWISE

DIRO hat mit Lexwise eine umfassende und äußerst leistungsfähige Eigenentwicklung geschaffen, die die Historie des Unternehmens miteinbezieht. Lexwise bietet Unternehmen eine systematische Darstellung aller gesellschaftsrechtlich relevanten Beziehungen und Daten innerhalb der Gesellschaften und Organe einer Gruppe auf einen Blick.

Alle gesellschaftsrechtlichen Unterlagen und relevanten Dokumente sind strukturiert und verknüpft, sodass sowohl die Kanzleien als auch die Unternehmen jederzeit und mit einer einfachen Suchfunktion auf alle stets aktualisierten Daten und Unterlagen zugreifen können. Die bidirektionale Suche sorgt dabei für höchsten Komfort: Ausgehend von einer Gesellschaft können alle Details und Unterlagen der verbundenen Personen eingesehen werden – ebenso kann von einem konkreten Gesellschafter/Aktionär oder Bevollmächtigten ermittelt werden, in welchen Gesellschaften er diese oder andere Funktionen innehat.

Zusätzlich ermöglicht die Bereitstellung der aufgearbeiteten Daten zahlreiche Filterfunktionen, die es dem Unternehmen ermöglichen, historische Daten zu vergleichen und relevante Informationen jederzeit auf Knopfdruck in Excel-Dokumente zu exportieren, beispielsweise für interne Reportings (z.B. eine Liste aller Aktionäre, Geschäftsführer oder Bevollmächtigten der vergangenen 10 Jahre mit deren Gültigkeitsdauer).

Die Datenaufbereitung und Speicherung der Unterlagen werden von den Anwälten der DIRO Legal Kanzlei durchgeführt. Die Zugangsberechtigungen können individuell angepasst werden, sodass beispielsweise ein Geschäftsführer Zugriff auf sämtliche Unternehmen der Gruppe hat, ein Direktor jedoch nur auf ein bestimmtes Unternehmen oder ein Bevollmächtigter nur auf seine eigenen Daten und Urkunden zugreifen kann.

In Abstimmung mit dem Mandanten ermöglicht diese Datenbanklösung die Einrichtung einer international einheitlichen Struktur, die eine umfassende Übersicht über die gesellschaftsrechtliche Situation auf Konzernebene und aller Tochtergesellschaften bietet. Die Bereitstellung des Cloud-Verzeichnisses beinhaltet ein umfangreiches Berechtigungskonzept für die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung. Wir bieten diese schnell einsatzfähige Lösung in Zusammenarbeit mit dem führenden Anbieter Nextcloud an, die den höchsten datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt.